Gửi Email xác nhận đặt phòng khách sạn là điều luôn thực hiện sau khi khách chính thức chốt phòng. Việc gửi email cũng là thông báo cho khách về số phòng chắc chắn nhận được ngay khi đến nơi. Hãy cùng Ngân Hàng AZ tìm hiểu về mẫu xác nhận đặt phòng qua bài viết dưới đây.

Lý do viết email xác nhận đặt phòng khách sạn

Việc viết một email xác nhận đặt phòng khách sạn du lịch là quan trọng vì nó mang lại nhiều lợi ích cho cả khách hàng và khách sạn. Dưới đây là một số lý do quan trọng để viết email xác nhận đặt phòng khách sạn:

• Gửi xác nhận đặt phòng. Email xác nhận giúp xác nhận lại cho khách hàng rằng đơn đặt phòng của họ đã được tiếp nhận và xử lý thành công. Điều này tạo ra sự tin tưởng và bảo đảm rằng không có sự nhầm lẫn hoặc sai sót trong thông tin đặt phòng.
• Chính sách và điều kiện. Email xác nhận thường bao gồm chính sách và điều kiện về việc đặt phòng, thanh toán, và hủy đặt phòng. Điều này giúp khách hàng hiểu rõ các quy định và cam kết của họ khi lựa chọn dịch vụ khách sạn.
• Lịch trình và thông tin đặc biệt. Email cung cấp lịch trình cụ thể của đặt phòng, bao gồm ngày nhận và trả phòng, loại phòng, số lượng người lớn và trẻ em, và các yêu cầu đặc biệt (như giường đôi, phòng không hút thuốc). Điều này giúp khách hàng có sự chuẩn bị tốt hơn cho chuyến đi của họ.
• Hướng dẫn đến khách sạn. Email xác nhận thường đi kèm với hướng dẫn chi tiết về cách đến khách sạn từ các điểm đến quan trọng như sân bay, ga tàu, hoặc các điểm dừng khác. Điều này giúp khách hàng tìm đến khách sạn một cách dễ dàng.
• Giấy tờ xác thực. Trong một số trường hợp, email xác nhận đặt phòng có thể được sử dụng như một giấy tờ xác thực khi khách hàng đến nhận phòng.
• Việc gửi email xác nhận đặt phòng là một cơ hội để khách sạn thể hiện tính chuyên nghiệp và quan tâm đến khách hàng. Điều này giúp tạo sự ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Email cung cấp thông tin liên hệ của khách sạn, giúp khách hàng dễ dàng liên hệ trong trường hợp cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi về đặt phòng của họ.

Xem thêm: Cách tìm Gmail của người khác bằng số điện thoại, bằng tên trên điện thoại

Nội dung cần trong mail xác nhận đặt phòng khách sạn

Một thư xác nhận đặt phòng khách sạn nên chứa các thông tin quan trọng để xác nhận và định rõ thông tin về đặt phòng của khách hàng. Dưới đây là một danh sách các nội dung quan trọng cần có trong thư xác nhận đặt phòng khách sạn:

Bước 1: Tiêu đề thư nên là một lời xác nhận rõ ràng, ví dụ: Xác Nhận Đặt Phòng Khách Sạn hoặc Booking Confirmation.

Bước 2: Tên của khách hàng và thông tin liên hệ, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại.

Bước 3: Thông tin đặt phòng:

• Ngày nhận phòng và ngày trả phòng.
• Loại phòng đã đặt (ví dụ: phòng Standard, phòng Deluxe, phòng gia đình).
• Số lượng người lớn và trẻ em (nếu có).
• Giá phòng mỗi đêm và tổng giá trị đặt phòng.
• Phương thức thanh toán đã chọn (thanh toán trước hoặc thanh toán khi nhận phòng).

Bước 3: Đây có thể là mã đặt phòng, số phòng, và bất kỳ chi tiết nào đặc biệt về đặt phòng (ví dụ: yêu cầu giường đôi, phòng không hút thuốc, hoặc yêu cầu tầng cao).

Bước 4: Địa chỉ của khách sạn và thông tin về cách đến đó (ví dụ: hướng dẫn từ sân bay hoặc ga tàu).

Bước 5: Đưa ra thông tin liên hệ của khách sạn (địa chỉ email, số điện thoại) để khách hàng có thể liên hệ trực tiếp nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu đặc biệt nào.

Bước 6: Lời cảm ơn khách hàng đã chọn khách sạn của bạn và chúc họ có một kỳ nghỉ thú vị.

Bước 7: Điều này bao gồm tên người ký và chức vụ, tên khách sạn, địa chỉ, địa chỉ email và số điện thoại của khách sạn.

Xem thêm: Cách xóa liên kết giữa Gmail và Facebook trên Gmail

Email xác nhận đặt phòng khách sạn

Email xác nhận đặt phòng khách sạn tiếng Việt

Tiêu đề Email: Xác Nhận Đặt Phòng Khách Sạn

Chào quý khách hàng thân mến,

Chúng tôi xin trân trọng thông báo rằng đơn đặt phòng của quý khách tại khách sạn chúng tôi đã được xác nhận. Dưới đây là thông tin về đặt phòng của quý khách:

Thông tin đặt phòng:

• Tên khách hàng: [Tên của quý khách]
• Ngày nhận phòng: [Ngày nhận phòng]
• Ngày trả phòng: [Ngày trả phòng]
• Loại phòng: [Loại phòng đã đặt]
• Số lượng người lớn: [Số người lớn]
• Số lượng trẻ em: [Số trẻ em (nếu có)]
• Giá phòng mỗi đêm: [Giá phòng mỗi đêm]
• Tổng giá trị đặt phòng: [Tổng giá trị đặt phòng]
• Phương thức thanh toán: [Phương thức thanh toán đã chọn]

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ email: [Địa chỉ email của quý khách]
• Số điện thoại: [Số điện thoại của quý khách]

Quý khách có thể kiểm tra lại thông tin đặt phòng của mình bằng cách đăng nhập vào tài khoản của mình trên trang web của chúng tôi hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận tiếp nhận khách hàng của chúng tôi nếu cần sự hỗ trợ bổ sung.

Chúng tôi xin cam kết cung cấp dịch vụ đẳng cấp và luôn sẵn sàng phục vụ quý khách trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn của chúng tôi. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu đặc biệt nào, vui lòng liên hệ trước để chúng tôi có thể sắp xếp cho bạn một trải nghiệm tuyệt vời.

Chúng tôi rất mong được đón tiếp quý khách tại khách sạn của chúng tôi và chúc quý khách có một kỳ nghỉ thú vị!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ của bạn]

[Khách sạn của bạn]

[Địa chỉ của bạn]

[Email của bạn]

[Số điện thoại của bạn]

Xem thêm: Cách tìm điện thoại Samsung bị mất bằng Gmail, Imei, số điện thoại

Email xác nhận đặt phòng khách sạn tiếng Anh

Email Subject: Hotel Room Reservation Confirmation

Dear valued guest,

We are pleased to inform you that your hotel room reservation at our establishment has been confirmed. Below is the information regarding your reservation:

Reservation Details:

• Guest Name: [Your Name]
• Check-in Date: [Check-in Date]
• Check-out Date: [Check-out Date]
• Room Type: [Reserved Room Type]
• Number of Adults: [Number of Adults]
• Number of Children: [Number of Children (if any)]
• Room Rate per Night: [Room Rate per Night]
• Total Reservation Amount: [Total Reservation Amount]
• Payment Method: [Selected Payment Method]

Contact Information:

• Email Address: [Your Email Address]
• Phone Number: [Your Phone Number]

You can review your reservation details by logging into your account on our website or by contacting our customer service department if you require any additional assistance.

We pledge to provide you with top-notch service and are ready to serve you throughout your stay at our hotel. If you have any questions or special requests, please feel free to contact us in advance so that we can arrange for you to have a wonderful experience.

We look forward to welcoming you to our hotel and wish you a pleasant and enjoyable stay!

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Hotel]

[Your Address]

[Your Email]

[Your Phone Number]

Xem thêm: Cách lấy mã OTP bằng Gmail MB Bank mới nhất

Lưu ý khi viết Mẫu Email xác nhận đặt phòng khách sạn

Khi viết một mẫu email xác nhận đặt phòng khách sạn, có một số lưu ý quan trọng bạn nên tuân theo để đảm bảo email thể hiện sự chuyên nghiệp và dễ đọc cho khách hàng của bạn:

• Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự. Email nên được viết bằng cách sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ tục tĩu hoặc không chính thống.
• Tiêu đề rõ ràng. Tiêu đề của email cần phản ánh rõ ràng nội dung chính của email, chẳng hạn như “Xác Nhận Đặt Phòng Khách Sạn.”
• Thông tin đặt phòng chi tiết. Cung cấp thông tin chi tiết về đặt phòng của khách hàng, bao gồm ngày nhận phòng, ngày trả phòng, loại phòng, số lượng người lớn và trẻ em (nếu có), giá phòng, và tổng giá trị đặt phòng.
• Đề cập đến phương thức thanh toán đã chọn, bất kỳ khoản đặt cọc nào và chính sách thanh toán.
• Cung cấp thông tin liên hệ dự phòng, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại của khách sạn để khách hàng có thể liên hệ trong trường hợp cần hỗ trợ.
• Chỉ ra thời gian dự kiến mà khách hàng có thể nhận được xác nhận bằng email.
• Đưa ra thông tin về chính sách hủy đặt phòng của khách sạn, bao gồm chi phí có thể bị mất nếu hủy sau một khoản thời gian cụ thể.
• Cung cấp hướng dẫn cách đến khách sạn từ các địa điểm quan trọng như sân bay hoặc ga tàu.
• Kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào đón khách hàng đến khách sạn.
• Ký tên và chức vụ của người gửi để tạo thêm tính chính thống cho email.
• Đảm bảo rằng email chứa thông tin liên hệ cho bộ phận chăm sóc khách hàng của khách sạn, giúp khách hàng có thể liên hệ dễ dàng nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào.
• Sử dụng một thiết kế và định dạng email chuyên nghiệp để đảm bảo email dễ đọc trên các thiết bị khác nhau.
• Trước khi gửi email, kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo tính chính xác của thông điệp.

Trên đây là những thông tin được tổng hợp về Email xác nhận đặt phòng khách sạn bằng tiếng Việt và tiếng Anh dành cho bạn. Qua bài viết này, hy vọng có thể giúp bạn tham khảo được mẫu xác nhận đặt phòng trong việc trả lời lại khách hàng.